Di balik suksesnya sebuah acara, ada kerja panjang dan detail yang dilakukan oleh tim vendor di belakang layar. Sebagai penyedia jasa profesional di bidang sound system, lighting, dekorasi, dan dokumentasi, Mahanada Suara Abadi punya satu prinsip utama: “Persiapan yang rapi adalah setengah dari kesuksesan acara.”
Artikel ini membagikan gambaran tentang apa saja yang kami siapkan sebelum hari-H sebuah acara, mulai dari aspek teknis hingga koordinasi lapangan. Inilah langkah-langkah yang menjadi pondasi bagi setiap penampilan panggung yang kami tangani.
1. Memahami Konsep Acara dan Kebutuhan Klien
Segalanya dimulai dari briefing awal. Kami berdiskusi dengan klien untuk mengetahui:
- Tema acara (formal, casual, romantis, modern, dll.)
- Lokasi dan ukuran venue
- Durasi acara dan rundown
- Jumlah tamu yang hadir
- Elemen teknis yang dibutuhkan (mic, layar, lighting, backdrop)
Informasi ini kami susun dalam satu production note, agar semua tim bekerja sesuai arah yang jelas dan tidak terjadi miskomunikasi saat pelaksanaan.
2. Riset Lokasi dan Peninjauan Venue
Setelah konsep disetujui, kami melakukan site visit ke lokasi acara. Ini penting untuk mengetahui:
- Ketersediaan daya listrik dan posisi sumber listrik
- Struktur lantai (apakah kuat untuk panggung?)
- Pencahayaan alami dan arah matahari (penting untuk lighting outdoor)
- Jalur masuk alat-alat besar dan kendaraan teknis
Dari hasil peninjauan ini, kami menentukan skema layout dan menyesuaikan peralatan agar optimal untuk kondisi lapangan.
3. Persiapan Teknis Sound dan Lighting
Berikut hal-hal teknis utama yang kami siapkan:
Sound System:
- Menentukan jumlah speaker berdasarkan luas area
- Menyediakan mic kabel dan wireless sesuai kebutuhan MC, performer, atau host
- Menambahkan monitor speaker jika ada performa live musik
- Menyesuaikan mixer dan EQ agar suara jernih dan seimbang
Lighting:
- Menentukan posisi lampu utama (flood light, spot light)
- Memilih tone warna lighting sesuai suasana (hangat, netral, dramatis)
- Menambahkan efek cahaya jika dibutuhkan (contoh: lighting dinamis untuk wedding party)
Semua ini dirakit dan diuji (test run) minimal 1 hari sebelum acara, atau beberapa jam sebelum acara dimulai.
4. Dekorasi, Penataan Panggung, dan Backdrop
Sebagai vendor, kami juga menangani elemen visual:
- Instalasi backdrop dan properti panggung
- Penataan meja tamu atau standing banner sponsor
- Penyusunan properti visual seperti photobooth atau layar LED
Kami selalu mengutamakan penataan yang bersih, simetris, dan sesuai tema, agar tampak rapi secara visual maupun di dokumentasi.
5. Koordinasi dengan Tim Acara dan Fleksibilitas
Pada hari H, semua tim lapangan kami sudah standby dengan role masing-masing. Kami juga berkoordinasi langsung dengan MC, kru acara, dan klien untuk menyinkronkan semua teknis:
- Perpindahan antar segmen acara
- Lighting dinamis (misalnya: sorot panggung saat pidato)
- Pemutaran video atau musik pengiring
Jika terjadi perubahan rundown mendadak, tim kami siap beradaptasi cepat tanpa mengganggu alur acara.
Penutup: Di Balik Panggung, Ada Rencana yang Matang
Bagi Mahanada Suara Abadi, menjadi vendor bukan hanya soal “datang dan pasang alat”. Ini tentang memahami momen spesial klien dan menciptakan eksekusi teknis yang mendukung suasana. Karena kami percaya: detail yang rapi dan kesiapan menyeluruh akan menciptakan pengalaman acara yang tak terlupakan.